財務人員怎樣認知ERP?
ERP是集成了企業(yè)全部業(yè)務處理系統(tǒng)的全系統(tǒng)。當然,會計信息系統(tǒng)也已經(jīng)融入了ERP,成為了其中的有機組成部分,不再作為一個獨立的專門信息子系統(tǒng),而是與業(yè)務系統(tǒng)高度的融合與協(xié)同。
由于業(yè)務與財務的集成,在處理每一筆業(yè)務時,相應的業(yè)務處理模塊會自動生成會計憑證并將其寫入相關的會計賬目中,實現(xiàn)自動記賬。
不僅如此,在代帳ERP環(huán)境下,企業(yè)會計工作中常規(guī)的、可程序化的任務都將由各個業(yè)務功能模塊自動處理,這就是所謂的業(yè)務財務一體化。業(yè)務與財務一體化的關鍵是靠一個所謂的動態(tài)會計平臺來實現(xiàn)的。動態(tài)會計平臺主要由憑證模板、憑證生成器和實時憑證構成。
憑證模板是實現(xiàn)自動生成憑證的橋梁。其作用是將經(jīng)濟業(yè)務數(shù)據(jù)轉換成記賬憑證。憑證模板的來源有兩個:第一,可以在系統(tǒng)開發(fā)時內(nèi)嵌于業(yè)務處理程序。第二,財務會計人員根據(jù)企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務,按照現(xiàn)行會計制度、準則和法規(guī)設計憑證模板,并將其保存在數(shù)據(jù)庫中,以供日常業(yè)務處理模塊讀取使用。
憑證生成器的功能是將業(yè)務信息實時轉換為財務信息,即根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務信息和憑證模板,自動生成實時憑證并傳遞到總賬系統(tǒng)中。
需要說明的是,動態(tài)會計平臺在許多ERP系統(tǒng)里不作為一個單獨的模塊,而是根據(jù)具體業(yè)務情況將其寫入各個業(yè)務處理模塊中。當經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時,動態(tài)會計平臺能夠實時、準確而高效地生成會計信息。
會計的職能是反映和監(jiān)督企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營狀況。反映,我們當然希望是全面、及時的反映,在ERP環(huán)境下,由于財務業(yè)務一體化,每一業(yè)務處理模塊都具有相應的會計功能,因此可以實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)的實時采集,實時處理,當然也就可以實現(xiàn)會計信息的實時報告。也就是說,企業(yè)實施了ERP,會計就可以不分期,隨便哪一天那一刻都可以提供關于已經(jīng)發(fā)生了的業(yè)務的會計報表。這對會計來說是一次重大的飛躍。
監(jiān)督,分為事前監(jiān)督、事中監(jiān)督和事后監(jiān)督,監(jiān)督的主要活動就是內(nèi)部控制。在ERP環(huán)境下,已經(jīng)將內(nèi)控措施寫入了每一業(yè)務處理模塊。業(yè)務人員駕馭業(yè)務模塊處理其業(yè)務時必將受到來自軟件的約束而不能隨心所欲,既不能做錯更不能作案,只能按規(guī)定動作完成其業(yè)務工作。這就實現(xiàn)了所謂的自動控制或系統(tǒng)控制,也實現(xiàn)了事中的實時會計監(jiān)督。