行業(yè)特點：成本龐大，效率的低下、管理的松散是電腦產(chǎn)品流通行業(yè)發(fā)展的“瓶頸”。這個行業(yè)商品的品種繁多，種類多樣化，小件到價格非常低的耗材，大件到價格上萬的電腦產(chǎn)品，手工管理費時費力，各種信息的匯總也不及時，信息化管理迫在眉睫。面對激烈的競爭，目前企業(yè)為了保持持續(xù)實現(xiàn)盈利，降低進貨成本成為首要對策。企業(yè)迫切需要一個功能強大的信息化管理系統(tǒng)為其提供全面、及時、準(zhǔn)確的分析數(shù)據(jù)，使管理層在最短時間內(nèi)全面了解企業(yè)的運營情況，及時做出決策。加上龐大的客戶群，這個行業(yè)面對的往來單位大體可分為三大類，分別是供應(yīng)商、批發(fā)客戶、零售客戶。同一商品對應(yīng)不同客戶售價也有所不同。如何有效的管理客戶，做好客戶群的管理與合理的商品定價成為企業(yè)穩(wěn)固舊客戶發(fā)展新客戶的重要手段。下面，根據(jù)這個行業(yè)的行業(yè)特點，所建立的帳套需要有一些要注意和參考的地方。
一、軟件建賬、初始化
二、建帳和初始化是一個非常重要的步驟，是正常使用軟件的基礎(chǔ)和前提。所以，建賬、初始化時的一些設(shè)置就非常需要注意了。
（一）建帳
1、計算機管理賬套是按照文件的方式進行管理的，因此每個賬套必須有一個文件名，在這里我們稱之為賬套代號。帳套代號為十個字節(jié)長度，可由字母、數(shù)字組成，建議盡量設(shè)置簡潔，不帶特殊符號。
2、企業(yè)名稱、行業(yè)性質(zhì)，小企業(yè)會計制度選擇和納稅性質(zhì)根據(jù)根據(jù)企業(yè)的實際情況設(shè)置，此例子帳套選擇了“一般納稅人”。行業(yè)類型和納稅性質(zhì)這兩項選擇啟用帳套后是不可以修改的。行業(yè)默認屬性：提供了三個選項，并根據(jù)所選擇的行業(yè)不同而有所區(qū)別，而且默認的選項不可以修改。
3、是否結(jié)合使用：該選項非常重要，直接影響到軟件的業(yè)務(wù)流程，并且以后無法修改。如果選擇“進銷存系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)結(jié)合使用”，所有進銷存業(yè)務(wù)在單據(jù)保存后即自動產(chǎn)生憑證； 如果選擇“進銷存系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)分開使用”，進銷存業(yè)務(wù)單據(jù)不能自動產(chǎn)生憑證，進銷存系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)完全分開，所有憑證必須手工完成。該帳套這個選項設(shè)置的是“進銷存系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)結(jié)合使用”。
4、系統(tǒng)內(nèi)提供最多六級的會計科目，除第一級科目長度不能修改之外，其他各級科目長度均可以由用戶根據(jù)公司的實際情況來定義長度，但科目編碼總長度不得超過18位。第二級科目的長度的最好根據(jù)客戶或供應(yīng)商的多少來定義。假設(shè)第二級科目為2位，那么客戶或供應(yīng)商的數(shù)量最多能夠超過99個，為3位最多不能夠超過999個，依次類推。此選項啟用帳套后不可以修改。根據(jù)行業(yè)的特征分析后，此帳套設(shè)置的科目代碼結(jié)構(gòu)為：
5、配置帳套選項，預(yù)先設(shè)置帳套相關(guān)參數(shù)，建完帳后部分選項可以通過“帳套選項”進行調(diào)整，注意的是憑證字選項的設(shè)置，啟用后是無法修改的。
6、設(shè)置好合理的帳套管理員和密碼。軟件要求每套賬設(shè)置一名享有全部操作權(quán)限的管理員。該管理員是該帳套最高權(quán)限的用戶，擁有該帳套的所有權(quán)限，可以新增、修改、刪除其他操作員名稱、密碼，可以對帳套作任何新增、修改、刪除操作。此處需填上該管理人員的姓名及其編號，其中管理員編號是由數(shù)字構(gòu)成，一般是從1開始，第一位不能為0。
7、軟件以自然月份為一個會計期間，啟用賬套后，將無法錄入啟用日期之前的業(yè)務(wù)單據(jù)、憑證，因此用戶在確認“賬套啟用日期”時，應(yīng)確認在此日期前沒有需要錄入系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)發(fā)生。根據(jù)企業(yè)具體情況，設(shè)置好帳套啟用日期。此選項啟用帳套也是無法修改的。例子帳套設(shè)置的啟用日期為
（二）初始化
1、進銷存初始化：這個模塊是提供把與與本企業(yè)相關(guān)的進銷存，員工信息等基礎(chǔ)資料輸入賬套。根據(jù)軟件的菜單與本企業(yè)的相關(guān)具體情況，一一對應(yīng)輸入所有的初始化信息。下面是根據(jù)此例子帳套的情況，初始化的時候需要注意的幾點：
（1）、所有基礎(chǔ)信息的編碼建議設(shè)置的有規(guī)律，簡潔。方便查詢?？梢愿鶕?jù)有關(guān)類別進行過濾查詢。為了方便用戶能更迅速的做好進銷存初始化。軟件提供了資料導(dǎo)入的功能。在需要導(dǎo)入的EXCEL資料中，格式內(nèi)容沒有問題的情況下。貨品資料，客戶資料和供應(yīng)商資料可以進行資料導(dǎo)入。該例子帳套資料的編碼設(shè)置規(guī)律是以字母+數(shù)字進行組合，非常方便查詢和定位選擇。具體舉例如下：
客戶資料：編碼定義規(guī)則k+編碼流水號，由于會計科目2級長度定義的是4位，編碼流水號為0001開始。
供應(yīng)商資料：編碼定義規(guī)則g+編碼流水號，由于會計科目2級長度定義的是4位，編碼流水號為0001開始。
地區(qū)資料：直接以流水號定義編碼，如果地區(qū)過多，可以分等級，定義從屬關(guān)系。
貨品資料：編碼定義規(guī)則為貨品首拼+數(shù)字，如貨品“東芝M19”貨品編碼定義為“DZ0001”。
貨品類別：電腦行業(yè)貨品類別比較多，一般會以品牌+產(chǎn)品類別進行定義。
倉庫資料：電腦產(chǎn)品行業(yè)大多都會有對外銷售的店鋪，直接把店鋪設(shè)置為倉庫進行管理非常方便，所以此帳套分為總倉庫和各分店倉庫。
部門資料：直接分為管理部門和業(yè)務(wù)部門兩類。
員工資料：分為三個類別，管理人員，普通員工和業(yè)務(wù)人員。
（2）、對于客戶、供應(yīng)商在建賬期初仍有未結(jié)清的款項時，需要在客戶、供應(yīng)商資料中的“期初應(yīng)收”、“期初應(yīng)付”中輸入，在經(jīng)銷存與財務(wù)結(jié)合使用的情況下，軟件會自動將該處錄入的期初往來款轉(zhuǎn)到“帳務(wù)初始數(shù)據(jù)”中；這是在啟用帳套后不可以進行修改或者補錄的。
（3）、貨品資料的某些信息，如存貨類型，貨品屬性，成本核算方法，加權(quán)價都需要在新增貨品狀態(tài)下定義好，定義好啟用帳套后，這些信息都是無法修改的。
?。?/span>4）、設(shè)置好貨品資料和倉庫資料，期初庫存可以在庫存商品初始化中進行輸入。成本核算方法為“移動加權(quán)法”和“全月一次法”的貨品，加權(quán)價也可以對應(yīng)的在此輸入，和在貨品資料中的加權(quán)價輸入窗口是一樣的性質(zhì)。如果是成本核算方法為“個別指定法”的貨品，貨品對應(yīng)每一個批次的初始庫存和加權(quán)價需要從這個窗口進行錄入。根據(jù)國家稅法的制度要求及電腦產(chǎn)品行業(yè)存貨的特點，我們采用的成本核算方法是“全月一次平均法”這種存貨計價方法，采用該計價方法，操作方法比較簡便，同時，庫存成本也較為真實，能客觀、及時、準(zhǔn)確地反影當(dāng)前企業(yè)的實際庫存成本。
?。?/span>5）、如果企業(yè)有委托代銷業(yè)務(wù)，在啟用賬套前還需要錄入貨品己經(jīng)發(fā)出尚未進行代銷結(jié)算的各項委托代銷初始數(shù)據(jù)。有期初發(fā)生估價入庫并且尚未沖回的，應(yīng)在初始化時輸入其初始數(shù)據(jù)。
（6）、收付款賬戶是指企業(yè)用于收取銷售貨款，支付采購貨款或其他收入支出款項的所有現(xiàn)金賬戶和銀行存款賬戶的資料。注意：收付款帳戶中的開帳余額需要在初始化中進行輸入，開帳后無法輸入。企業(yè)在采購貨品時，可采用多種方式支付貨款。同樣在銷貨過程中，收到貨款的方式也有很多種。因此用戶在支付貨款(或收到貨款)時，應(yīng)選擇一種支付方式(或收款方式)。收付款方式包含兩項內(nèi)容，第一是它的名稱，第二則是缺省資金賬戶，缺省資金賬戶是所有的“現(xiàn)金”和“銀行存款”資料中定義的內(nèi)容。當(dāng)您定義了現(xiàn)金或銀行存款的缺省賬戶后，在進行收款或付款時，該款項的去向或來源自動默認為已選定的賬戶。
2、 帳務(wù)初始化：這個模塊是提供把與與本企業(yè)相關(guān)的賬務(wù)、固定資產(chǎn)等基礎(chǔ)資料和有關(guān)期初數(shù)據(jù)輸入賬套。需要注意的內(nèi)容如下：
（1）、固定資產(chǎn)初始化采用卡片形式錄入。用戶根據(jù)企業(yè)固定資產(chǎn)的情況一一錄入即可?！ 。?/span>2）、帳務(wù)初始化中的“本年年初”列是不能輸入的，只能輸入“期初余額”和“本年累計”，軟件自動按照科目的借貸方方向反向計算出“本年年初”。 本年損益累積發(fā)生是僅針對損益類科目的。損益類科目每月結(jié)轉(zhuǎn)損益之后余額都為0，從本年1月1日到開賬前一天的損益類科目累積發(fā)生額就輸入在此處，該列金額不計算，僅僅是為了“利潤表”中“本年累計數(shù)”的完整。若該列沒有錄入，且開賬日期不是
初始化工作做完后，建議將帳套做一個備份，保留好備份文件。方便啟用后，發(fā)現(xiàn)輸入錯誤或者忘記輸入數(shù)據(jù)的情況，可以恢復(fù)啟用前的備份文件進行處理。
二、啟用帳套后的正常業(yè)務(wù)處理
1、進銷存管理
（1）、制作業(yè)務(wù)單據(jù)的時候需要注意一定的規(guī)范性，采購管理系統(tǒng)主要核算企業(yè)采購貨品的業(yè)務(wù)過程，可以與供應(yīng)商簽訂相應(yīng)的訂單，然后在收到貨品時引用訂單編制收貨單，并將貨品辦理入庫手續(xù)，如果收到貨品時未收到發(fā)貨方的發(fā)票等單據(jù)，則可以在月末結(jié)賬前將貨品辦理暫估入庫，待下月收到發(fā)票賬單時再將原暫估入庫數(shù)沖回重新辦理入庫手續(xù)。采購貨款則可以通過采購付款系統(tǒng)予以支付。處理退貨業(yè)務(wù)時，需要注意，沖減往來時不能無單退貨。需要選擇有關(guān)單據(jù)進行退貨。銷售模塊的操作流程和注意事項與采購模塊類似。需要進一步注意的是，為了確保成本的準(zhǔn)確性，建議不要負庫存銷售。
（2）、倉庫管理模塊主要用來處理采購、銷售業(yè)務(wù)以外的倉庫收發(fā)業(yè)務(wù)。比如，領(lǐng)料、退料、產(chǎn)品進倉、存貨調(diào)價、組裝拆卸、倉庫調(diào)撥、庫存盤點等原材料、庫存商品出入庫業(yè)務(wù)，并將相關(guān)的成本結(jié)轉(zhuǎn)生成憑證傳遞到賬務(wù)模塊?？筛鶕?jù)行業(yè)類型選作。
?。?/span>3）、進銷存業(yè)務(wù)處理完成后，軟件中的有關(guān)報表可以自動統(tǒng)計數(shù)據(jù)提供給企業(yè)參考。
2、現(xiàn)金銀行
如果企業(yè)日常的現(xiàn)金（銀行存款）收付業(yè)務(wù)發(fā)生的比較頻繁，可以使用系統(tǒng)的“現(xiàn)金銀行”功能來進行處理，比如日常費用的開支，其他業(yè)務(wù)收入款項，銀行存款不同賬戶間的轉(zhuǎn)賬等等業(yè)務(wù)。需要注意的是，如果收入支出類別中，核算收入的項目，在費用開支中是無法選擇的，核算支出的項目，則在其他收入中無法選中。
3、帳務(wù)系統(tǒng)，固定資產(chǎn)，工資模塊
?。?/span>1）、由進銷存業(yè)務(wù)、工資等自動生成會計憑證，和在賬務(wù)系統(tǒng)中的“憑證錄入”中手工編制其他會計憑證每個月都需要經(jīng)過審核，登帳才能產(chǎn)生有關(guān)帳務(wù)報表，有損益類科目發(fā)生則還需要結(jié)轉(zhuǎn)損益。有外幣核算業(yè)務(wù)需要進行期末調(diào)匯。需要注意的是，損益表的數(shù)據(jù)需要結(jié)帳到下一個會計期間才可以正確生成?，F(xiàn)金流量表的數(shù)據(jù)則需要對核算現(xiàn)金流行科目的憑證進行現(xiàn)金流量分配才可產(chǎn)生。
?。?/span>2）、固定資產(chǎn)模塊可以通過"固定資產(chǎn)"模塊采用卡片式管理，處理固定資產(chǎn)的賬務(wù)核算、計提折舊及資產(chǎn)管理，能自動生成相關(guān)的憑證，自動計提折舊，自動生成有關(guān)固定資產(chǎn)及折舊報表， 對固定資產(chǎn)進行詳盡的管理與控制。需要注意的是本期增加的固定資產(chǎn)本期不計提折舊，下期計提折舊；本期減少的固定資產(chǎn)本期照提折舊，下期停止計提折舊?！?/span>
?。?/span>3）、工資模塊可以作為人事管理部門的主要工具，不僅包含了人事檔案管理的功能，還可以通過錄入相關(guān)工資項目數(shù)據(jù)，自動計算員工月度工資或計件工資，自動分配工資費用、打印工資條、生成各種工資報表以及相關(guān)的人員結(jié)構(gòu)分析圖表。工資核算模塊首先要注意，員工的固定工資是在員工資料中進行輸入，其次需要注意的是，各個工資項目的計算公式需要定義完整，并通過檢測才可以計算正確。支付工資后，設(shè)置好有關(guān)的工資分配科目進行分配就可完成工資模塊的工作。
4、帳套維護及其他
SQL版的帳套文件不能直接拷貝出來做維護工作，所以建議經(jīng)常做好數(shù)據(jù)的備份工作。備份好的帳套需要用軟件的恢復(fù)功能恢復(fù)到軟件中才可以打開帳套。不能直接打開備份文件。如需要用引入功能，前提需要將帳套文件進行分離出來才能正常引入成功。帳套使用一段時間后，由于使用的時間比較久，數(shù)據(jù)量比較大，可能會造成速度比較慢。這個時候可以用軟件中的初始數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能，將帳套的基礎(chǔ)資料和期末余額轉(zhuǎn)到新的帳套中。做這個操作前提是必須將賬套中當(dāng)月的業(yè)務(wù)單據(jù)刪除或進行結(jié)賬，然后才能進行引入操作。賬套維護中的“收縮賬套”功能來對帳套進行壓縮，以達到減小數(shù)據(jù)庫日志體積，節(jié)省硬盤空間，提高系統(tǒng)運行速度的目的。對于不再使用的賬套，可以將其放入賬套回收站或徹底刪除，其中放入回收站功能只是邏輯刪除，如果以后還需要恢復(fù)被刪除的賬套，可以在“賬套回收站”中將其恢復(fù)，而徹底刪除則屬于物理刪除，被刪除的賬套從硬盤中刪掉后無法恢復(fù)。
